“מה, כבר מתחילה הישיבה הבאה?”. נשמע מוכר? לא מעט מנהלים מתלוננים שמרוב ישיבות לא נשאר להם זמן לעבוד. לוח הזמנים של מנהלים עמוס בישיבות על גבי ישיבות. ככל שהתפקיד בכיר יותר, כך הזמן המוקדש לישיבות רב יותר. ישיבות יכולות להיות אמצעי בעל פוטנציאל אדיר ליצירת אווירה של שיתוף פעולה. הן יכולות לרתום לעשייה, ליצור מחויבות, למנוע שחיקה ולכוון לתוצאות הרצויות. הן כלי מצוין להתפתחות אישית וצוותית. אבל אם לא מקיימים אותן כראוי, הן יכולות לגרום להיפך המוחלט.
אז איך נראות הישיבות שאתה מנהל? האם המשתתפים מרגישים שתרמו והיו שותפים לעשייה? האם מה שקבעתם והחלטתם התבצע בפועל?
ניהול אפקטיבי של ישיבה הוא מיומנות שניתן לשפר ולחדד
בעזרת מתן פוקוס על כמה עקרונות פשוטים:
- שאל את עצמך, האם יש צורך בישיבה? אי אפשר היה להעביר את המידע הזה במייל?
- הגדר מהן המטרות של הישיבה ואילו תפוקות תרצה בסופה.
- האם הוזמנו המשתתפים המתאימים?
- ודא שהמשתתפים יודעים את מטרותיה, מי בדיוק עתיד להשתתף בה, כמה זמן היא תימשך, והאם הם צריכים להכין משהו לקראתה. באופן זה המשתתפים ירגישו יותר מוערכים, ויעריכו אותך יותר.
- התחל בזמן. אם לא תתחיל בזמן, המשתתפים לא יגיעו במועד לישיבה הבאה.
- צור עניין. גוון בהעברת המסרים. דיונים ומחלוקות המנוהלים באופן פורה מוסיפים פלפל ויוצרים עניין ומוערבות.
- לקראת תום הישיבה יש להגדיר מי אחראי על מה, כיצד יתבצע ומה תאריך היעד לביצוע. חשוב לדאוג לתיעוד ולהפצה שיקלו על המעקב.
- סיים בזמן שהגדרת, כי אנשים קבעו תכניות וישיבות נוספות.
המפתח ליצירת אווירה חיובית נמצא בפרטים הקטנים….
גם הדרך להשגת תוצאות חשובה, ישיבות צוות לא מתוכננות ומנוהלות יכולות להיות גורם מעיק ומעכב, המשימה שלנו המנהלים להשתמש בישיבות אלו למינוף הזדמנויות, אנרגיה וחיבור הצוות הן ע״י אופי הישיבה, מיקום, זמן ועוד.
המפתח ליצירת אווירה חיובית נמצא בפרטים הקטנים…. העיקר לשבור את הדפוסים המוכרים
אנו מזמנים אתכם לאמץ רעיונות קסם שעובדים ב-100 אחוז מהמקרים ויעזרו לנצח את שיגרת הישיבה גם את ישיבת הצוות הקרובה שלכם.
- למי קראת חדר ישיבות?!, בחברות חדשניות העובדים והמנהלים מקיימים “פורום חשיבה”, “קפה עדכון”, ״סיעור מוחות״, ״חדשנות״ וכו׳. רק על ידי שינוי השם ניתן לנווט את האווירה, האנרגיה והדגש למקסום המפגש וגיבוש הצוות למשימה. שינוי קטן עם השפעה גדולה.
- וותרו על חדר הישיבות, צאו לפארק הקרוב, נסו בית קפה, צאו להליכה והעיקר שברו שיגרה. אם מתחשק לכם ממש לצאת מהמסגרת – התחילו ישיבה במדיטציה לכיול האנרגיה והנוכחות של המשתתפים בחדר. תתפלאו לגלות כמה יעילות הפגישות תגדל עקב כך….
- כדור במשרד, זה מוצר צריכה בסיסי – לישיבה הבאה תביאו כדור קטן, בו תוכלו להתמסר במהלך הישיבה. זה שומר על כל העובדים ערניים ומעורבים בשיחה וזה מאוד כיף. היתרון הגדול כשמתמסרים כל העת, אף אחד לא יעז לבדוק את חשבון הפייסבוק בנייד או לשלוח הודעות, פעולות אשר קוטעות את הלך המחשבה ופוגעות קשות בפרודוקטיביות.
- תעמדו בישיבות הקצרות (עד שעה). לא רק מנהל הישיבה צריך לעמוד ולהציג חומר – אלא כלל המשתתפים. עמידה הוכחה כמניעה מרכזית לאנשים להגיע לשורש העניין מהר הרבה יותר. כשעומדים, הולכים ונעים ללא הפסקה הישיבות יהפכו מהנות יותר, יעילות יותר ומוצלחות.
- שברו את דפוסי הזמן הקיימים. קבעו מסגרות זמנים קצרות. אם מדובר בפגישת עדכון, אין סיבה שלא תצליחו לדחוס את כולה ל-18 דקות בלבד. אם מדובר בישיבה ארוכה יותר, נסו להספיק הכל ב-52 דקות, והבהירו גם לחברי הצוות כי אלו לוחות הזמנים שנקבעו למאורע. שינוי דפוס קבוע כל כך יוכל לסייע רבות גם לשינוי התפיסה המוקדמת.
