כל בעל עסק יאמר לכם שניהול זמן זה דבר לא פשוט. מי מאיתנו לא מצא/מוצא את עצמו מבזבז זמן על שטויות, לא מעריך נכון זמנים ועושה הרבה משימות בצורה ידנית. ניהול זמן הוא אחד הדברים החשובים שעלינו ללמוד כבעלי עסק. זו מיומנות חשובה ומרכזית שמשפיעה לא רק על הרווחה האישית שלנו, אלא גם על ביצועי העסק והיכולת שלנו לנהל אותו.
ניהול זמן הוא התהליך של ארגון ותכנון כיצד לחלק את הזמן בין פעילויות שונות. ניהול זמן טוב מאפשר לאדם לעבוד חכם יותר ולא קשה יותר, אפילו כאשר יש מעט זמן והרבה לחץ ועבודה. ניהול זמן לא נכון יכול להוביל לפגיעה באפקטיביות של העבודה, בהגברת רמת הלחץ ובפגיעה בפעילויות שונות בחיי היום-יום.
ניהול זמן לא נכון יכול לגרום לפספוס דדליין חשוב; לפגוע במוניטין שלנו; לגרום לנו להגיש עבודה ברמה לא גבוהה; לרמות גבוהות של לחץ. לעומת זאת ניהול נכון יוביל פרודוקטיביות ואפקטיביות גבוהים יותר; להפחתה ברמת הלחץ; יכולת לנצל הזדמנויות; יותר זמן פנוי בחיי היומיום.
חשוב בתחילת הדברים לציין כי יש הטוענים כי אין באמת דבר כזה ניהול זמן, יש ניהול עצמי. הרי גם אם ממש נתאמץ לא נוכל להזיז את מחוגי השעון ולגרום להם לנוע לאט/מהר יותר. ה;מזון נותר קבוע ללא תלות במשימות שלנו., לכן ניהול הזמן הוא ניהול נכון של עצמי.
אז מה עלינו לעשות כדי לנה כל את הזמן באפקטיביות? הנה מס׳ עקרונות:
- הגדרה נכונה של המטרות – רובנו שואלים ״מה צריך לעשות?״ במקום לשאול ״מה אני רוצה להשיג?״ הדרך היעילה להצבת מטרות היא באמצעות מודל סמארט:
S specific– מטרה ספציפית וברורה. (ס – ספציפי)
M measurable – מטרה ניתנת למדידה (מ – מדיד)
A achievable– מטרה בת ביצוע והשגה (א -אפשרי)
R responsible– מטרה שאתם אחראים להצלחתה ואינה תלויה באחרים (ר – אחריות)
T time – מטרה מוגדרת בזמן (ט – תחום בזמן).
2. תעדוף המשימות – זהו אחד מעקרונותיו של סטיבן קובי, לפיו יש לתעדף את המשימות לפי חשיבות ודחיפות:
חשוב ודחוף – יש לבצע באופן מיידי (לדוג׳ – הגשת פרויקט ללקוח).
חשוב אך לא דחוף – היא לפי סטיבן קובי הקטגוריה החשובה ביותר הכוללת בד״כ משימות הקשורות לפיתוח העסק, צמיחה והתייעלות.
דחוף אך לא חשוב – משימו שכדאי להאציל/להעביר לביצוע ע״י אחרים (לדוג׳ – ניהול כספים).
לא חשוב ולא דחוף – משימות ופעולות ששואבות מאיתנו זמן לחינם, ומומלץ להימנע מהן. אלו הם בד״כ ״מבזבזי הזמן״ שמגדיר סטיבן קובי (צפייה בטלוויזיה, גלישה באינטרנט ברשתות החברתיות ועוד).
בסופו של דבר כל אחד מאיתנו צריך ללמוד לוותר על משימות. עדיף לבצע 80% מהמשימות ב- 100% יכולת מאשר לבצע 100% מהמשימות ב- 80% יכולת.
3. פסק זמן בין משימות – אף אחד מאיתנו אינו יכול לבצע משימות ברצף ללא הפסקה תוך שהוא נשאר מפוקס ואפקטיבי. לכן, חשוב לתכנן ״פסק זמן״ להתרעננות בין ביצוע משימות. בנוסף, כל אחד מכיר את עצמו היטב ויודע להבחין מתי יש לו ירידה בריכוז ובאפקטיביות. זה הזמן הנכון לקחת ״פסק זמן״ של כמה דקות.
4. תכנון – מומלץ לתכנן משימות ברמה החודשית, לגזור מהן משימות שבועיות ומשם לגזור את המשימות ברמה היומית. בסוף כל יום לתכנן את היום הבא לפי סדר עדיפויות. למעשה, ככל שסדר היום עמוס יותר במשימות, משימת התכנון הופכת קריטית יותר כדי לעמוד במטרות שהצבנו.
5. אסרטיביות – היא תכונה חשובה בניהול זמן. לדעת להגיד לא לפגישה לא חשובה, או לבן משפחה המשתלט לנו על סדר היום (זה בסדר לעזור לאחרים, רק כדאי לשמור על האיזון הראוי שלא יבוא על חשבון ביצוע המשימות והשגת המטרות שהצבנו לעצמנו).
6. לא לזגזג -הימנעות מהסטת תשומת הלב כשאתה מטפל בנושא מסוים לנושאים חדשים נדרשת לשיפור אצל כל אחד ואחת מאיתנו. כמה פעמיים הגיע דוא״ל בזמן שטיפלת בעניין מסוים וניתק לך את חוט המחשבה? סיים את המשימה/הפעולה ורק אח״כ טפל בנושאים אחרים/חדשים. הקדש פרק זמן במהלך היום- לטיפול בכל הנושאים הבלתי צפויים שניקרו בדרכך במהלך היום.
7. צור דפוסי עבודה – להכניס שיטתיות קבועה בדפוסי עבודה החוזרים על עצמם. כל אחד מאיתנו מכיר את פעולת מיון הכביסה. יש אשר פתרו זאת באמצעות מס׳ סלי כביסה (אחד לכהה, אחד לבהירה וכיוב׳), עכשיו בואו ננסה ליישם את זה על תיבת הדוא״ל שלנו לדוג׳.
ברור שכל מי שקורא את הדברים, גם אם ירצה וינסה ליישם את כל העקרונות ממחר בבוקר, כנראה שלא תצלח דרכו. לכן, מומלץ לקחת נושא או שניים ולשים עליהם את הדגש בשבוע-שבועיים הקרובים כדי לתקן את הטעויות שאנו עושים ולהטמיע את העקרון. אחרי שבוע-שבועיים קחו עיקרון נוסף והטמיעו. כך תשפרו את ניהול הזמן שלכם.
